Effiziente digitale Baustellendokumentation mit der Software von NetzWerkPlan

Eine digitale Baustellendokumentation trägt dazu bei, dass Bauprojekte mängelfrei und geordnet realisiert werden können. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie eine effiziente Baustellendokumentation gelingt und wie die digitalen Softwarelösungen von NetzWerkPlan dabei helfen.

Bauprojekte setzen sich aus vielen Teilprojekten zusammen, die voneinander abhängig sind und sich gegenseitig beeinflussen. Deshalb kann das Gesamtprojekt nur gelingen, wenn alle Einzelprojekte mängelfrei realisiert werden. Dabei hilft eine exakte Dokumentation aller Schritte, Prozesse und Entscheidungen bei der Planung und Umsetzung des Bauprojektes.

Die Baudokumentation trägt nicht nur dazu bei, den Überblick über das Gesamtprojekt zu behalten und Fortschritte zu dokumentieren, sondern ist auch eine wichtige Absicherung bei Mängeln oder Fehlleistungen und damit eine Maßnahme zur Qualitätssicherung auf der Baustelle. Zudem können so Verantwortlichkeiten für Mängel klar nachvollziehbar benannt werden und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten sinkt. Damit ist eine Baustellendokumentation ein wichtiger Nachweis für Haftungsfreistellung und zur Schaffung der Abnahmevoraussetzungen für Bauleistungen.

Der vorgeschriebene Umfang der Baustellendokumentation ist abhängig von der Größe des Projekts. Auf der sicheren Seite sind Sie mit einer möglichst lückenlosen Dokumentation. In jedem Fall sollten durch den Bauleiter Beginn und Abschluss von einzelnen Bauphasen mit Fotos dokumentiert werden. Auch eine Dokumentation der Geräte und Materialien sowie Besprechungs-, Begehungs- oder Abnahmeprotokolle ist zu empfehlen.

Das sollte in der Baustellenbibliothek zu finden sein:

• Schriftverkehr
• Liste der Baubeteiligten
• Pläne
• Bautagesbericht
• Protokolle von Baubesprechungen
• Foto- und Filmdokumentationen
• Stundenberichte von Arbeitskräften
• Geräte
• Nachkalkulationen und entsprechende Rechnungen 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Baustellendokumentation vorzunehmen und meist erfolgen auf Baustellen auch mehrere Dokumentationen gleichzeitig. So führen die meisten Unternehmen eine eigene Baustellendokumentation für ihren Aufgabenbereich durch, die dann zur Gesamtdokumentation zusammengeführt werden.

Am umfassendsten ist die Baustellendokumentation in Form eines Bautagebuchs. Darin werden alle Vorgänge auf der Baustelle dokumentiert. Ist ein Architekt für die Leistungsphase 8 beauftragt, so ist das Führen eines Bautagesbuches Pflicht. Nur dann erfüllt der Architekt seine gesetzlichen Verpflichtungen und sichert sich gegen Haftungsrisiken ab.

Verständlicherweise gehört die Baustellendokumentation zu den eher unbeliebten Aufgaben bei Bauprojekten, denn die Aufgabe ist nicht produktiv und trägt nicht dazu bei, dass das Bauprojekt schneller fertiggestellt werden kann. Die Folge: Häufig werden Baustellendokumentationen widerwillig und eher nebenbei erledigt, wodurch die Qualität und damit in Konsequenz auch die Beweissicherheit leidet.

Die Gründe dafür liegen meist darin, dass die Baustellendokumentation aufwendig und umständlich ist, vielleicht sogar noch vollständig analog erfolgt. Zudem kann es passieren, dass nicht alle Beteiligten die Dokumentation gleichermaßen sorgfältig und umfassend erledigen. Das macht es schwieriger, die Daten in einer Baustellendokumentation zusammenzufassen und führt zu zeit- und nervenfressenden Nachfragen. 

Besonders häufig zeigen sich die geschilderten Probleme und Hürden, wenn die Baustellendokumentation noch analog durchgeführt wird. Das ist für gewöhnlich nicht nur zeitintensiver, sondern auch fehleranfälliger. Sowohl bei der Informationszusammenstellung als auch bei der Verarbeitung und Übermittlung von Daten können sich Fehler einschleichen. Ein verlegter Zettel reißt schnell eine Lücke in die Baustellendokumentation – die ja eigentlich lückenlos sein sollte. Aber auch das Abtippen von handschriftlichen Notizen in Excel-Listen oder andere digitale Tools ist fehleranfällig und erfordert mehrere Arbeitsschritte. 

Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, eine ganzheitlich digitale Baustellendokumentation zu implementieren, mit der alle beteiligten Akteure arbeiten. Dafür empfiehlt sich eine Softwarelösung, die speziell für die Anforderungen von Bauprojekten entwickelt wurde. Mit winplan 2.0 haben wir eine Softwarelösung konzipiert, die genau das leistet.

winplan 2.0 wurde entwickelt, um selbst komplexe Bauprojekte digital zu planen und zu dokumentieren. Die Software ermöglicht es, das Plan- und Dokumentenmanagement dezentral zu erledigen. Folgende Vorteile ergeben sich aus der digitalen Baustellendokumentation mit winplan 2.0:

• dezentrale Dokumentation und Speicherung aller Vorgänge auf der Baustelle in einem standardisierten digitalen Prozess
• automatisierte Erstellung von Bautagebüchern und anderen Berichten
• einfache Erfassung von Bildern, Dokumenten, Notizen und ähnlichem über die winplan 2.0 App
• unbegrenzte Anzahl an Projekten von unbegrenzter Größe
• modulare Funktionspakete passend zu Ihren Bedürfnissen und Anforderungen

Bei winplan 2.0 haben wir alle Aufgaben, die im Rahmen der Baustellendokumentation anfallen, mitgedacht und in effizienten digitalen Prozessen abgebildet.

Über winplan 2.0 können Sie mehrstufige Workflows implementieren, die Prüf- und Entscheidungsprozesse automatisieren. Über die Software können Verantwortlichkeiten einfach zugewiesen werden. Das reduziert den Koordinations- und Kommunikationsaufwand – und deren Fehleranfälligkeit.

Alle Dokumente und Pläne für das Bauprojekt können in einem strukturierten Ablagesystem gespeichert und digital abgerufen werden. Intelligente Filterfunktionen sorgen dafür, dass Sie finden, was Sie suchen. So stellen Sie einen optimalen Informationsfluss und maximale Transparenz im Projekt sicher.

Mit den Funktionen zur Plan- und Dokumentenverteilung ersparen Sie sich aufwendigen und unübersichtlichen Mailversand. Durch automatisierte Workflows benötigen Sie 30 % weniger Zeit für den Plan- und Dokumentenversand. Außerdem sparen Sie Speicherplatz in Ihrem Mail-Postfach, denn die Dateien sind über winplan 2.0 abgelegt und können über einen Download-Link abgerufen werden.

Mit winplan 2.0 können Sie Informationen über eine Plattform allen Projektbeteiligten zur Verfügung stellen. Das differenzierte Rollenmanagement ermöglicht es Ihnen, jedem die passenden Zugriffsrechte zuzuteilen und Dokumente an die richtigen Zielgruppen zu senden. Auch der Fortschritt bei den einzelnen Teilaufgaben kann über das digitale Kollaborationstool dokumentiert und so nachverfolgt werden. Das macht die Baustellendokumentation einfacher und effizienter.

Sogar das Mängelmanagement wird mit der digitalen Baustellendokumentation über winplan 2.0 einfacher. Mängel können lückenlos digital erfasst werden. Das sorgt für eine transparente Dokumentation und hilft bei der schnellen Behebung.

Über winplan 2.0 können Pläne und Dokumente dezentral abgerufen werden. Das erspart überflüssige Downloadzeiten und stellt sicher, dass alle Dateien jederzeit verfügbar sind. Planänderungen können nicht nur einfacher übermittelt werden, sondern sind durch farbliche Markierungen auch einfacher zu erkennen.

Sie interessieren sich für die Möglichkeiten der digitalen Baustellendokumentation mit winplan 2.0? Wir freuen uns über Ihre Nachricht und beraten Sie gern, wie wir zum Erfolg Ihrer Projekte beitragen können.

Eine Pflicht zur Erstellung eines Bautagebuchs haben nur Architekten und Ingenieure. Eine Verpflichtung, ein Bautagebuch zu führen, kann zudem von den beteiligten Vertragspartnern freiwillig vereinbart werden.

Mit einer digitalen Baustellendokumentation sparen Sie Zeit – und vermeiden Fehler. Alle Beteiligten können ihre Dokumentation nach einem standardisierten Schema erbringen. So sind alle Informationen strukturiert an einem Ort zu finden. Wenn Sie eine bestimmte Information benötigen, müssen Sie nicht mehr dicke Ordner wälzen, sondern finden mit nur wenigen Klicks, was Sie suchen.

Nein. Die Baustellendokumentation kann zwar unkompliziert über die winplan 2.0 App erfolgen. Genauso ist es aber auch möglich, die Daten am Desktop einzupflegen.