Mängelmanagement Software: Verwendung von digitalem Raum zur Verwaltung und Verfolgung von Baumängeln

Im vorigen Artikel wurde dargestellt, wie wichtig das Thema Mängelmanagement / Mängelverfolgung bei der Erstellung eines Bauwerks ist, welche gesetzlichen Grundlagen und welche Arten von Mängeln es gibt. Nun soll erläutert werden, wie man diese Themen softwarebasiert bearbeiten kann.

Immer mehr am Bau Beteiligte erkennen, dass neben der Verwaltung von Plänen und Dokumenten ein Projektraum / Common Data Environment (CDE) auch zur Verwaltung und Verfolgung von Mängeln einsetzbar ist. Eine solche Nutzung hat verschiedene Vorteile.

Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz einer spezialisierten Software für das Mängelmanagement können Prozesse automatisiert und beschleunigt werden. Die Erfassung, Dokumentation und Verfolgung von Mängeln wird effizienter, was zu Zeitersparnis führt.

Bessere Kommunikation: Ein modernes Mängelmanagement ermöglicht eine verbesserte Kommunikation zwischen verschiedenen Projektbeteiligten wie Bauherren, Auftragnehmern, Architekten und Ingenieuren. Mängel können schnell erfasst, dokumentiert und an die zuständigen Parteien weitergeleitet werden, wodurch Missverständnisse reduziert und eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht wird. Ebenso ist es möglich, dass die Mängelverursacher die Mängelbeseitigung über das jeweilige Werkzeug dokumentieren.

Transparenz: Die Mängelmanagement Software ermöglicht eine umfassende Transparenz über den Mängelstatus und den Fortschritt bei der Behebung. Jeder Beteiligte kann den aktuellen Stand der Mängel verfolgen und überprüfen, welche Maßnahmen ergriffen wurden. Dies fördert die Verantwortlichkeit und die termingerechte Bearbeitung der Mängel. Zu diesem Zweck werden spezielle Mängelverfolgungs-Workflows definiert, die dann über die Software sukzessive abgearbeitet werden.

Nachverfolgbarkeit: Mit einer Mängelmanagement-Software können alle Informationen zu den Mängeln zentral erfasst und gespeichert werden. Dadurch können Mängel über den gesamten Lebenszyklus des Bauprojekts hinweg nachverfolgt werden. Es wird einfacher, den Ursprung der Mängel zu identifizieren, Trends zu erkennen und mögliche wiederkehrende Probleme zu analysieren. Ebenso können Statistiken über die Häufigkeit von Mängeln bzw. Mängeltypen erstellt werden.

Dokumentation und Berichterstellung: Die Mängelmanagement Software ermöglicht eine umfassende Dokumentation aller Mängel und ihrer Behebung. Das erste erstellte Dokument ist die Mangelrüge, die an das Layout des Auftraggebers angepasst werden kann und die Informationen zum aufgetretenen Mangel enthält. Die Einträge der Datenbank zu diesem Mangel werden in einem Kontext mit vorgegebenen Formulierungen der VOB kombiniert. Gibt es zu einem Thema und für einen „Verursacher“ zahlreiche Mängel, sollte eine „Sammelmangelrüge“ (z. B. in Form einer Excel-Datei) erstellt und an den Beteiligten versendet werden können. Ferner können detaillierte Berichte über den Mängelstatus, die Häufigkeit bestimmter Mängeltypen und die Effektivität der Maßnahmen erstellt werden. Diese Berichte können wertvolle Einblicke liefern und bei der Planung zukünftiger Bauprojekte helfen.

Qualitätsverbesserung: Durch die softwaregestützte Erfassung und Analyse von Mängeldaten können Muster und Trends identifiziert werden. Dies ermöglicht es, Schwachstellen im Bauprozess zu erkennen und entsprechende Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen. Die Qualität der Bauausführung kann somit kontinuierlich gesteigert werden.

Insgesamt trägt das softwaregestützte Mängelmanagement dazu bei, die Effizienz, Kommunikation, Transparenz und Qualität von Bauprojekten zu verbessern. Es ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit der Projektbeteiligten und unterstützt die termingerechte Behebung von Mängeln, was letztlich zu einer erfolgreichen Fertigstellung des Bauprojekts führt.

Ein Projektraum, der das Thema Mängelmanagement unterstützt, sollte über einen frei und flexibel konfigurierbaren Workflow verfügen. Über diesen speziellen „Mangel-Workflow“ wird sichergestellt, dass alle Schritte von der Mangelaufnahme bis zur Mangelbeseitigung und Mangelfreimeldung kontrolliert und nachvollziehbar durchlaufen werden.

Oftmals gestaltet sich ein Mangel-Workflow folgendermaßen:

Der Mangel wird auf der Baustelle meist per Smartphone oder Tablet aufgenommen. Dabei wird mindestens ein Foto aufgenommen und dem Mangel zugeordnet. Manchmal kann es hilfreich sein, mehrere Bilder aufzunehmen. Dann werden dem Mangel einzelne textliche Informationen (Kurzbeschreibung des Mangels, Art des Mangels, Lokalisierung) zugeordnet. Die Eingabe wird durch die Nutzung einer Spracheingabefunktion erleichtert. Es sollte möglich sein, die eingegebenen Informationen im digitalen Mängelmanagement später am größeren PC-Bildschirm noch einmal zu überprüfen und ggf. zu korrigieren.

Der potenzielle Verursacher kann auch schon im ersten Schritt zugeordnet werden. Manchmal wird diese Tätigkeit jedoch auch in zwei Schritten vollzogen, d. h. eine Person erfasst den Mangel und eine zweite beurteilt, wer höchstwahrscheinlich der Verursacher des Mangels sein wird.

Der Projektraum versendet mittels der Workflow-Funktion an den potenziellen Verursacher die Mangelrüge bzw. die Sammelmangelrüge. Der Empfänger dieser Daten sollte die Möglichkeit haben, die Aufgabe zurückzuweisen. Denn schließlich kann es sein, dass er entweder nicht der Verursacher des Mangels war, oder es einen anderen Grund für den Mangel gab, den er nicht zu verantworten hat. In diesem Fall würde er den Status „Mangelanzeige zurückgewiesen“ setzen und der Workflow geht wieder an denjenigen zurück, der ihm den Mangel zugewiesen hat. Entweder findet dieser nun den richtigen Verursacher des Mangels, oder er findet eine andere Lösung. Sollte der potenzielle Mangelverursacher den Mangel als von ihm verursacht akzeptieren, setzt er den Staus „Mangelanzeige anerkannt“ und startet damit selbst die nächste Stufe des Workflows. 

Der nächste Schritt ist die Beseitigung des Mangels. Dafür sieht der Workflow entweder eine vordefinierte Frist vor, oder die Frist wird bei jedem Mangel individuell festgelegt. Die Aufgabe wird dadurch erledigt, dass der Mangelverursacher den Mangel als beseitigt bezeichnet. Dabei hat er die Möglichkeit, ein Foto zum Beweis hochzuladen und Informationen zur Mangelbeseitigung zu hinterlegen.

Nun springt der Mangel-Workflow zum ursprünglichen Mangelerfasser zurück. Dieser erfährt, dass der Mangel inzwischen beseitigt ist. Im Rahmen eines Vier-Augen-Prinzips wird die Mangelbeseitigung hinterfragt und überprüft. Ist der Mangel tatsächlich beseitigt, erfolgt die Freimeldung an den Bauherren. Wurde der Mangel nicht oder nur unzureichend beseitigt, sieht der Workflow meist eine Nachfrist zur Mangelbehebung vor. Die Schritte 4 und 5 wiederholen sich dann.

Wird ein Projektraum auch für das Thema Mängelmanagement eingesetzt, besteht die Möglichkeit, alle Projektbeteiligten bis hin zur ausführenden Firma und dem Handwerksbetrieb einzubinden. Auf diese Weise können auch alle Mängelverursacher in den Workflow eingebunden werden. Sollte das nicht möglich sein, müssten die ausführenden Firmen über konventionelle Medien wie E-Mail eingebunden werden, und ein Koordinator, wie z. B. der Architekt, die Aufgaben im Workflow stellvertretend erledigen und die Mangelbeseitigung zu dokumentieren.

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