Welchen Nutzen haben Projektplattformen (Common Data Environments, CDE) für öffentliche Bauherren? Wer sollte sie beauftragen? Wer sollte sie betreuen? Wo sollten die Server stehen?
Herrn Krause, Vertreter eines öffentlichen deutschen Bauherrn, befragte hierzu den Geschäftsführer von NetzWerkPlan GmbH Dipl.-Ing. Helmut Mersch.
Krause: „Herr Mersch, auch wir als Hochbauamt einer mittleren deutschen Stadt nutzen ab und an Projektplattformen für den Austausch aller Pläne und Dokumente, die bei einem Bauvorhaben anfallen. Wir haben ganz gute Erfahrungen gemacht. Wir haben die Auswahl aber in der Vergangenheit oft dem Architekten oder Projektsteuerer überlassen. Warum sollten wir die Plattform, die zum Einsatz kommt, selbst bestimmen und beauftragen?“'
Mersch: „Weil ich der Meinung bin, dass Sie als Bauherr immer ‚Herr der Daten‘ sein sollten. Wenn Sie jemand anderen damit beauftragen, dann machen Sie sich von ihm abhängig, und falls Sie sich dann streiten, könnte es sein, dass Sie irgendwann keinen Zugriff mehr auf die Daten haben.“
Krause: „Aber meistens haben wir in unserer Vereinbarung mit den Projektsteuernden oder Planungsbüros vertraglich festgelegt, dass nach Beendigung des Projekts alle Daten für die Archivierung zur Verfügung gestellt werden. Da gab es bisher noch keine Probleme.“
Mersch: „Das freut mich für Sie. Sollte es aber einmal in Zukunft Probleme geben – es geht ja auch nicht nur um die Archivierung der Daten nach Projektende. Mindestens genauso schlimm ist es doch, wenn es im laufenden Projekt zu Differenzen kommt. Das bringt Ihr ganzes Vorhaben zum Stocken. Ein wichtiges Argument dafür, dass Sie als Bauherr eine Plattform initiieren ist aber auch, dass Sie nicht bei jedem Vorhaben von der Seite der Architekten oder Projektsteuerer wieder ein anderes Programm vor die Nase gesetzt bekommen und dass Sie Ihre eigenen, hausinternen Strukturen und Arbeitsweisen vorgeben können. Gönnen Sie sich deshalb doch eine Einheitlichkeit in ihrer Planung und Dokumentation.“
Krause: „Dann bestünde ja auch die Möglichkeit, beispielsweise die Planungsnummernschlüssel immer gleich zu gestalten, was uns ja immer wieder unterschiedlich von den Planern vorgegeben wird?“
Mersch: „Genau, und Sie sollten natürlich als Bauherr langfristig an eine einheitliche Ablage und ein standardisiertes Archiv denken, wo Sie ihre Projektdaten in einem einheitlichen System ablegen können.“
Krause: „Aber für den Fall, dass ich als Bauherr die Projektplattform beauftrage - dann haben wir doch auch viel mehr Arbeit, wir müssen alles mit Ihnen abstimmen. Nicht mehr unser Planungsbüro.“
Mersch: „Das Planungsbüro kann Sie ja trotzdem dabei unterstützen. Sie können der Auftraggeber für die Plattform sein und den laufenden Betrieb und die Organisation rund um den Projektraum trotzdem dem Planungsbüro übergeben. Das heißt: Sie setzen Ihre eigenen Maßstäbe und Standards und der Planer agiert in Ihrem Auftrag. Aber: auf der einheitlichen Basis, auf den Grundlagen, die Sie vorher geschaffen haben.“
Krause: „Ich verstehe.“
Mersch: „Außerdem: Wir als Firma NetzWerkPlan beraten und unterstützen Sie auch bei Ihren Projekten. Wir nehmen Ihnen sehr viel ab. Nach vielen tausend abgewickelten Projekten und der Erfahrung von über 25 Jahren machen wir Ihnen gerne passende Vorschläge. Wir besprechen mit Ihnen, welche sinnvollen Vorgaben Sie Ihren Partnern machen sollten, gerne in einem kleinen Workshop, setzen alles um und Sie müssen sich nicht um jedes Detail kümmern. Ist das Projekt erst einmal eingerichtet, ist es weitestgehend ein Selbstläufer.“
Krause: „Aber wenn dann neue Projektbeteiligte hinzukommen, dann müssen wir mit Ihnen kommunizieren. Das müssen wir nicht, wenn die Planer das machen.“
Mersch: „Auch diese Aufgabe können Sie ja an den Planer übergeben. Das Planungsbüro kommuniziert dann mit uns, wir setzen es um, das ist unser Tagesgeschäft.“
Krause: „Also kommt keine Mehrarbeit auf uns zu und der Unterschied ist nur, dass wir als Auftraggeber fungieren? Trotzdem können wir als Bauherr unserem Planer dann die ganzen Kontakte mit Firma NetzWerkPlan übertragen?“
Mersch: „Ja, genau so wird das von vielen unserer Kunden gehandhabt und es funktioniert.“
Krause: „Es könnte doch aber passieren, dass Planer und Projektsteuerer ihre eigenen Systeme haben und kennen und sagen, dass sie lieber mit diesem Projektraum arbeiten. Dann müssten wir als Bauherr ja einen anderen Planer suchen.“
Mersch: „Nein, das glaube ich nicht. In einem Projekt gibt es immer viele Beteiligte, die ein bestimmtes System schon kennen und ein anderes nicht. Es müssen sich immer einige Beteiligte neu in eine Projektplattform einarbeiten. Die Beteiligten sind es gewohnt, unterschiedliche Projekträume zu bedienen. Unser System ist so einfach gestaltet, dass dies überhaupt kein Problem darstellt. Unsere Schulungen dauern maximal 1 bis 1,5 Stunden. Dann kann jeder mit winplan arbeiten.“
Krause: „Zumal es Projektplattformen ja schon länger gibt, gerade bei Projektsteuerern und Planern, oder?“
Mersch. „Ja, das wäre ja so, als ob man sagen würde, dass man nur mit einem bestimmten Handy telefonieren kann. Unser System zu erlernen, ist kaum schwieriger. “ (lacht)
Krause: „Gut, dann mal weitergedacht, wenn wir uns für Sie entscheiden würden, kann man winplan auch auf unserem eigenen Netzwerk installieren? Denn unsere IT hat immer Befürchtungen wegen der Datensicherheit. Die erlaubt uns keine Cloud Lösung. So ist es für uns oft schwer, etwas Neues einzuführen.“
Mersch: „Unsere Lösung gibt es nur als Cloud-basierte Lösung, man sagt auch ‚SaaS‘, ‚Software as a Service‘. Die Software selbst und die verwendeten Server erfüllen höchste Sicherheitsanforderungen und werden auch regelmäßig auf ihre Sicherheit hin getestet, mit sogenannten Penetrationstest, kurz ‚Pentests‘ genannt. Selbst große Firmen wie die Deutsche Bahn, Energieversorger, Banken und andere Kunden aus dem Bereich der Infrastruktur, die sehr hohen Wert auf Sicherheit legen, vertrauen auf die Sicherheit und Zuverlässigkeit unserer Systeme. Unter dem Aspekt der aktuellen Lage, dass immer mehr Behörden von außen angegriffen werden, ist es zusätzlich sogar ein Vorteil für Sie, wenn ein Teil der Daten nicht in Ihrem Hause liegt. Dieser Teil wäre dann schon mal nicht gefährdet.“
Krause: „Aber die Cloud ist doch nicht sicherer als unser eigenes Netzwerk.“
Mersch: „Das kann man so nicht sagen. Die Cloud, die wir nutzen, ist ja keine anonyme Cloud, die irgendwo auf dubiosen Servern in den USA oder Timbuktu liegt. Unsere Cloud und damit Ihre Daten liegen auf unseren eigenen Servern. Es handelt sich um eine sogenannte „Private Cloud“, die von uns selber betrieben wird und das nach den höchsten Sicherheitskriterien. Auf diesen Servern befinden sich dann wirklich nur die Projektdaten. Natürlich – hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht, aber wir tun alles, um Ihre Daten zu schützen, z.B. auch durch eine Georedundanz, d.h. eine Sicherung in einem weiteren, unabhängigen und geografisch entfernten Rechenzentrum.“
Krause: „Sie meinen, die Daten liegen auf ihren Servern eigentlich sicherer als bei uns?“
Mersch: „Also ich will ihre IT da nicht schlecht machen, aber auf jeden Fall sind die Daten bei uns nicht unsicherer. Ich möchte noch auf Ihre Frage bezüglich der Installation in Ihrem Hause eingehen. Unsere jahrelangen Erfahrungen sagen: Dagegen sprechen für alle Beteiligten viele organisatorische und auch Kostengründe. Einen Server, der nicht bei uns im Rechenzentrum steht, zu aktualisieren, bedeutet einen großen Aufwand. Und wenn es einmal Probleme gibt, sind oft die Zuständigkeiten nicht klar. Wenn Sie die Software as a Service bei uns buchen, haben Sie nur einen Ansprechpartner – und wir sind für den reibungslosen Betrieb zuständig. Sie können uns in die Verantwortung nehmen.“
Krause: „Aber preisgünstiger wäre es für uns schon, wenn wir die Daten bei uns im eigenen Haus hätten oder im eigenen Rechenzentrum, oder?“
Mersch: „Das Gegenteil ist der Fall! Durch den Mehraufwand würde es auf jeden Fall teurer werden, wenn wir winplan bei Ihnen installieren würden. Es ist einfach ein Vielfaches an zusätzlichem Aufwand. Wir haben Tools, die alle Server auf Knopfdruck aktualisieren. Jeder externe Server würde ein hohes Maß an Handarbeit erfordern.“
Krause: „Wie hoch schätzen Sie denn den Aufwand zum Betrieb und Verwaltung eines Projektes auf unserer Seite überhaupt ein?“
Mersch: „Da kommt normalerweise gar keine Mehrarbeit auf Sie zu, im Gegenteil, es ist für Sie eine Erleichterung. Die Dinge, die Sie vielleicht tun müssten, uns zum Beispiel neue Beteiligte mitzuteilen, ist eine Sache, die sowieso anfällt, das muss man immer kommunizieren. Dann machen Sie oder auch Ihr Dienstleister sowieso eine neue Liste, eine neue Aufstellung, die dann auch an uns geht. Im Prinzip braucht man da kaum Manpower. Konkret können Sie mit maximal zwei Stunden pro Woche rechnen, um auf die Plattform zu schauen. Wie gesagt kann diese Tätigkeiten der Dienstleister erledigen oder auch Sie. Dann können Sie prüfen, ob alles läuft, ob die neuen Pläne und Dokumente eingestellt werden, muss noch etwas verändert werden am Workflow, an den Rechten, an der Ordnerstruktur oder ähnlichem. Und auf der anderen Seite haben Sie ja die Synergieeffekte des Systems, weniger Reibungsverluste, keinen Verlust durch fehlende Informationen, schnellere Möglichkeiten zum Suchen und Finden.“
Krause: „Die ganze Kommunikation mit den Planern in Sachen Plancodierung und Projektstruktur machen Sie also? Da brauchen wir uns nicht zu kümmern?“
Mersch: „Sie sollten natürlich einen letzten Blick darauf werfen, denn wir wollen ja eine Codierung entwerfen, die ihren Ansprüchen entspricht und natürlich auch langfristig in Ihrer Verwaltung genutzt werden kann. Diese sollte so universell sein, dass Sie auf alle ihre Projekte passt, da sollte man keine kurzfristigen Lösungen suchen.“
Krause. „Das sollte also in Absprache mit unseren Planern passieren und dann bekommen Sie erst die Vorgaben, wie der Projektraum einzurichten ist.“
Mersch: „Richtig, Sie werden ja sicher bei den ersten Abstimmungsgesprächen mit dabei sein und hier sollten Ihre Interessen als Bauherr berücksichtigt werden.“
Krause: „Warum meinen Sie, sollte ich mich jetzt gerade für winplan entscheiden und nicht für einen der zahlreichen anderen Anbieter? Was zeichnet Ihr System denn ganz besonders aus?“
Mersch: „An aller erster Stelle steht sicher die Benutzerfreundlichkeit, wie uns auch immer wieder gespiegelt wird von unseren Anwendern. Die sagen, das System ist sehr übersichtlich, sehr gut strukturiert
und quasi selbsterklärend. Wie gesagt sind das Attribute, die nicht von uns kommen, sondern von unseren Nutzern. Es ist doch das Allerwichtigste, dass ein System akzeptiert und gerne benutzt wird, dass man auch leicht wieder hinein findet, wenn man einmal zwei Wochen in Urlaub war. Weitere Vorteile sind unsere leistungsfähigen 2D-Viewer und BIM-Viewer, die ausgeklügelte Datenhaltung, die Revisionssicherheit, die Multiprojektfähigkeit und natürlich auch der Preis. Da liegen wir im Marktvergleich sehr günstig, bieten ein gutes Preis-Leistungsverhältnis.
Für große Kunden mit einer breiten Softwarelandschaft ist zusätzlich die Offenheit des Systems von Vorteil. Wir verfügen über eine komplett freigegebene ‚REST-API‘, d.h. alle Funktionen von winplan können über diese universelle Schnittstelle auch von Fremdprogrammen angesprochen werden – oder man kann damit Fremdprogramme ansprechen. Diese Schnittstelle ermöglicht die Kommunikation mit anderen Programmen in den Bereichen Management / Buchhaltung (wie beispielsweise SAP), lokale Archivierung (lokale Archivierungssyteme) oder auch mit BIM-Programmen (‚Building Information Modelling‘)."
Krause: „Gibt es – wie bei winplan – denn auch bei anderen Anbietern mittlerweile eine App und einen integrierten Online Viewer?“
Mersch: „Ja, in den meisten Fällen schon. Die Systeme am Markt sind natürlich vergleichbar, was die Funktionalität angeht. Aber die Oberflächen sind doch sehr unterschiedlich. Wir sind vor sechs Jahren das Wagnis eingegangen, unser System komplett neu zu programmieren. In die Neuprogrammierung ist die Erfahrung von 15 Jahren WINPLAN++ online, Version 1, eingeflossen. Wir haben in bezug auf die Programmierung bei Null angefangen, mit neuer Programmiersprache, neuen Oberflächentools, neuer Datenbank, neuem Team und neuer Management-Methode: Der agilen Scrum-Arbeitsweise.
Diesen Luxus gönnen sich die wenigsten Firmen, wirklich bei Null anzufangen. Es gibt viele Systeme auf dem Markt, die sind 25 Jahre alt und das sieht man ihnen auch an. Da wird immer mal an der einen oder anderen Ecke etwas verbessert, aber letzten Endes ist es doch wie ein altes Auto mit ein paar neuen Ersatzteilen und neuer Lackierung. In winplan 2.0 sind die neuesten Kriterien eingeflossen, was die Benutzerfreundlichkeit, die Datenhaltung und nicht zuletzt die Sicherheit angeht. Mit winplan 2.0 haben Sie ein aktuelles, zeitgemäßes System, es ist ‚State Of The Art‘.“
Krause: „Kommen wir einmal zu den Kosten. Haben Sie so etwas wie eine Preistabelle, die Sie uns zukommen lassen könnten?“
Mersch: „Eine offizielle Preisliste haben wir nicht, aber ich lasse Ihnen gern ein Angebot zukommen, wenn Sie mir mitteilen, über welche Projektgrößen wir sprechen. Wir gehen in der Regel in 10er-Schritten vor: Bausumme bis 10 Millionen Euro, 10 bis 20 Millionen Euro, und so weiter. Wir machen seriöse auf Sie zugeschnittene Angebote, fragen Dinge ab wie Projektgrößen, Anzahl von gleichzeitigen Projekten. Natürlich auch, welche Bausteine wie BIM, Mängelmanagement Sie neben den Grundpfeilern Plan- und Dokumentenmanagement benötigen. So können wir Ihnen ein faires und individuelles Angebot machen.“
Krause: „Haben Sie Rabatte? Zahlt man, sagen wir, beim zweiten Projekt weniger oder ähnlich?“
Mersch: „Selbstverständlich. Wenn der Aufwand auf unserer Seite geringer wird, dann geben wir das an unsere Kunden weiter. Die Projekteinrichtungskosten können auf 50 % oder noch darunter sinken, wenn man Folgeprojekte auf Basis eines standardisierten Vorlage- oder Musterprojektes anlegt. Auch die laufenden Kosten sinken, je mehr Projekte Sie gleichzeitig auf einem Server betreiben.“
Krause: „Also gibt es auch Rahmenverträge, wo vorher festlegt wird, was bezahlt man für wieviele Projekte welcher Größenordnung? “
Mersch: „Ja, gerade mit vielen öffentlichen Bauherren haben wir Rahmenvereinbarungen. Wir passen das Angebot genau an Ihre Anforderungen an. Sie sind seit Jahren zufrieden mit winplan 2.0“
Krause: „Herr Mersch, vielen Dank für Ihre Zeit und für das informative Gespräch!“
Mersch: „Ich danke Ihnen auch, Herr Krause, für Ihre interessanten Fragen!“