Projektraum Bau: Acht gute Gründe für die Projektrealisierung über einen Projektserver (virtueller Projektraum, Datenraum, Datenpool, PKMS (Projektkommunikations- und Management-System), CDE (Common Data Environment))

Projekte lassen sich über ein Projektserver besser managen und verwalten. Der Projektserver agiert als eine Art Management System. Ferner spielen weitere Faktoren eine wichtige Rolle. Nachfolgend gehen wir auf die wichtigsten Begrifflichkeiten ein und erklären, welche Gründe für die Nutzung eines Projektservers sprechen.

1. Überblick: Alle Beteiligten haben dieselbe Sicht auf das Projekt, auf die neuesten Pläne, Dokumente, Modelle, Mängel und andere Informationen. Vorbei sind die Zeiten, als jede:r Beteiligte noch seine/ihre eigene Liste in Word, Excel, auf Papier oder im Kopf führte. winplan 2.0 stellt Ihnen eine ergonomische, intuitiv bedienbare Oberfläche zur Verfügung, mit der Sie sich sofort zurechtfinden. Eine leistungsfähige, google-ähnliche Suchmaschine rundet das Angebot ab – Pläne und Dokumente werden schnell gefunden. Das führt zu einem Mehr an Qualität und einem deutlichen Weniger an Reibungsverlusten.
2. Aktualität: Die aktuellste Version von Plänen, Dokumenten und Modellen ist sofort für alle verfügbar. Alle Beteiligten arbeiten stets mit der aktuellsten Version auf dem neuesten Stand. Die Versionsverwaltung in winplan 2.0 erlaubt zudem den Zugriff auf alle Vorgängerversionen und der leistungsfähige Viewer zeigt Unterschiede zwischen einzelnen Indizes an.
3. Entlastung: Die CDE entlastet von Routinetätigkeiten – bei einfachen Dingen wie der Verteilung neuer Pläne und den entsprechenden Benachrichtigungen, aber auch bei komplexen Abläufen wie z. B. Prüfläufen oder Genehmigungsprozessen. winplan 2.0 verfügt über eine leistungsfähige Workflow-Engine, die an alle Anforderungen in Ihrem Planungs- und Bauprozess angepasst wird.
4. Transparenz: Alle Vorgänge auf der Plattform werden protokolliert und können nachvollzogen werden. Änderungen, Zugriffe und Aktivitäten an Plänen, Dokumenten und Modellen sind nachverfolgbar. winplan 2.0 verwendet dazu eine revisionssichere Datenbank. Das bringt Klärung, wenn es einmal zu einem Streitfall kommen sollte.
5. Globalität: Der Zugriff auf den Projektraum ist jederzeit und von jedem Ort der Erde möglich – aus dem Büro, von der Baustelle, auf der Dienstreise, im Urlaub. winplan 2.0 ist zudem ein optimales Werkzeug für das Home Office, weil man direkt und ohne Umweg über das Firmennetzwerk auf alle Daten zugreifen kann. NetzWerkPlan stellt auch eine App zur Verfügung, damit Sie auch von Ihren mobilen Endgeräten auf die Daten Ihres Projektes zugreifen können – Sie haben quasi „alle Pläne in der Hosentasche“.
6. Optimierung: Die Daten werden an einem zentralen Ort, „in der Cloud“ gespeichert und stehen somit weltweit zur Verfügung. Eine lokale Speicherung ist nicht mehr erforderlich, es kann jedoch aus Sicherheitsgründen eine regelmäßige (z.B. tägliche) Synchronisierung der Daten durchgeführt werden. NetzWerkPlan nutzt seit Jahren das Rechenzentrum der Fa. Ecotel in Frankfurt als Standort der selbst administrierten Server. Eine Georedundanz befindet sich in einem weiteren Rechenzentrum an der hessischen Bergstraße.
7. Sicherheit: Ein Projektraum ermöglicht eine granulare Zugriffskontrolle für Pläne und Dokumente. Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf bestimmte Dateien, wodurch die Sicherheit und Vertraulichkeit sensibler Informationen gewährleistet wird. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die benötigten Dokumente haben. NetzWerkPlan sorgt mit einem ausgeklügelten Datensicherungskonzept dafür, dass keine Daten verloren gehen können. Auch das Thema DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung) wird großgeschrieben. Gerne erläutert Ihnen unser Datenschutzbeauftragter den Schutz der personenbezogenen Daten und schließt mit Ihnen einen entsprechenden ADV-Vertrag (Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) ab.
8. Zukunftssicherheit: Wurde Ihr Projekt mit der Unterstützung einer CDE wie winplan 2.0 durchgeführt, so stehen Ihnen die Daten auch langfristig in der Datenbank zur Verfügung – als Grundlage für spätere Umbauten, Umnutzungen, Aufstockungen oder Brandschutzmaßnahmen. Auch deshalb nutzen viele unserer Kunden auch nach Projektende winplan 2.0 als dauerhaftes Archiv ihrer Projekte und Liegenschaften, z. B. für die Nutzung im Rahmen des Facility Management.

Wer ist Auftraggeber eines Projektraums und wer übernimmt die Kosten?

Auftraggeber eines Projektraums, auch als Common Data Environment (CDE) bezeichnet, ist im Normalfall der Bauherr oder Hauptauftragnehmer (Generalplaner oder Generalunternehmer). Das ist wichtig, damit der Bauherr “Herr der Daten” ist und bleibt. Im Einzelfall kann die Beauftragung auch vom Architekturbüro oder Projektsteuerer ausgehen.

Auch wenn der Bauherr Auftraggeber des Projektraums ist, kann er die Tätigkeiten der Projekteinrichtung und der laufenden Pflege an das Architekturbüro oder den Projektsteuerer übergeben. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis bewährt, wenn dem Bauherrn die Kapazitäten zur Verwaltung der CDE fehlen.

Die Kosten für den Projektraum werden im Normalfall vom Bauherr oder Hauptauftragnehmer übernommen. In einzelnen Fällen können die Kosten auf die Projektbeteiligten umgelegt werden, entweder in Form einer pauschalen Gebühr oder als prozentualer Anteil der Gesamtkosten des Projekts. Diese Kostenverteilung muss aber vor Beginn des Projekts in den Verträgen und Vereinbarungen zwischen den Parteien festgelegt werden. Meist ist die Kostenverteilung nicht sinnvoll und auch nicht erforderlich, da die Kosten im Vergleich zu anderen Kosten des Projekts sehr gering sind und weit unter den sonst vereinbarten Nebenkosten liegen. Sie würde nur einen unnötigen Verwaltungsaufwand darstellen.

Es ist wichtig, dass der Bauherr oder Hauptauftragnehmer frühzeitig alle Projektbeteiligten über die Nutzung einer Projektplattform informiert und diese im Rahmen der Verträge verbindlich festschreibt. Das verhindert Diskussionen und Nachträge bei den Beteiligten.

Die Einrichtung eines Projektraums (CDE) sollte idealerweise in einer frühen Phase des Bauprojekts erfolgen. Der genaue Zeitpunkt hängt jedoch von den spezifischen Anforderungen und der Komplexität des Projekts ab. Prinzipiell ist die Nutzung des Projektraums in allen Phasen sinnvoll:

• Vorphase/Planungsphase: Bereits in der Vorphase oder Planungsphase eines Bauprojekts ist es von Vorteil, einen Projektraum einzurichten. Dies ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten bei der Erstellung von Konzepten, Studien und Entwürfen. Es können Dokumente, Zeichnungen und Informationen ausgetauscht und diskutiert werden, um den Projektrahmen und die Zielsetzungen zu definieren.
• Entwurfsphase: In der Entwurfsphase werden die Pläne und Spezifikationen des Projekts weiterentwickelt. Ein Projektraum kann den Projektbeteiligten dabei helfen, ihre Entwürfe zu teilen, zu überprüfen und zu koordinieren. Durch den gemeinsamen Zugriff auf die Informationen können potenzielle Konflikte oder Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden.
• Ausführungsphase: Während der Ausführungsphase, wenn das Projekt in die eigentliche Bauausführung übergeht, ist die Einrichtung eines Projektraums besonders wichtig. Hier werden Baupläne, Ausführungszeichnungen, Zeitpläne, Verträge und andere wichtige Dokumente ausgetauscht und verwaltet. Die Projektbeteiligten können den Fortschritt verfolgen, Kollisionsprüfungen durchführen und Informationen in Echtzeit aktualisieren.
• Betriebs- und Instandhaltungsphase: Selbst nach Abschluss des Bauprojekts kann ein Projektraum für die Betriebs- und Instandhaltungsphase von Vorteil sein. Das Modell und die Informationen können für die Verwaltung des Gebäudes, die Wartung und Reparaturen sowie für zukünftige Renovierungen und Erweiterungen genutzt werden.

Es wird empfohlen, die Einrichtung des Projektraums so früh wie möglich in Betracht zu ziehen, um eine effektive Zusammenarbeit und Informationsverwaltung während des gesamten Projektlebenszyklus zu gewährleisten und von Anfang an alle projektrelevanten Daten in einem Pool zu haben.

Wenn der Projektraum erst zu einem späteren Zeitpunkt eingerichtet wird und bereits Daten vorhanden sind, sollten die bestehenden Daten von ihrem aktuellen Speicherort in den Projektraum migriert werden. Dies kann den Export der Daten aus den vorhandenen Systemen, die Organisation der Daten gemäß den Strukturen des Projektraums und den Import der Daten in den Projektraum umfassen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Daten während des Migrationsprozesses vollständig und korrekt übertragen werden.

Diese Tätigkeiten können von den Projektbeteiligten selbst übernommen werden. Üblicher und meist auch effektiver ist jedoch die Datenübernahme durch den Dienstleister des (neuen) Projektraums, da er sein System am besten kennt und es meist Hilfen (Skripte, Automatismen) für die Datenmigration gibt, die er nutzen kann. NetzWerkPlan steht Ihnen für diesen Service gerne zur Verfügung.

Insgesamt bietet das Einrichten eines virtuellen Projektraums eine strukturierte und organisierte Umgebung für die Verwaltung von Plänen, Dokumenten und Modellen. Durch die Verwendung von winplan 2.0 werden Zeit- und Kostenersparnisse erzielt. Die zentrale Speicherung und schnelle Verfügbarkeit von Plänen und Dokumenten reduziert den Aufwand für die Suche und den Austausch von Informationen. Dies erhöht die Effizienz der Projektteams und ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung.

Bei Interesse erstellen wir Ihnen ein Angebot für den gewünschten Leistungsumfang, stellen Ihnen einen kostenlosen Demo-Zugang zur Verfügung und präsentieren Ihnen unser System online oder vor Ort. Gerne nennen wir Ihnen unsere Referenzen und Ansprechpartner. Gerne beraten wir Sie auch bei der Einrichtung des Projektes, beim Aufbau eines Plannummernschlüssels bzw. einer Dateicodierung, beim Aufbau der Projektstruktur, beim Rechte- und Rollenkonzept. Wir erarbeiten mit Ihnen die Definition von Workflows – von der einfachen Verteilung von Plänen und Dokumenten bis zu Prüf- und Freigabeprozessen – und informieren Sie bei Fragen zu Schnittstellen und Sonderfunktionen. Support für Sie und Ihr Projektteam ist unsere Stärke und im Preis inbegriffen – vom ersten Tag bis zur Fertigstellung. Und darüber hinaus.